QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN TRONG HỢP ĐỒNG ỦY QUYỀN?

1. Hợp đồng ủy quyền là gì?

Điều 562 Bộ luật dân sự 2015 (BLDS 2015) quy định Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.

Và theo khoản 1 điều 138 BLDS 2015 quy định về đại diện theo ủy quyền: 

“1. Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.

2. Các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân có thể thỏa thuận cử cá nhân, pháp nhân khác đại diện theo ủy quyền xác lập, thực hiện giao dịch dân sự liên quan đến tài sản chung của các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân.

3. Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện”.

2. Đặc điểm của hợp đồng ủy quyền

- Hợp đồng uỷ quyền là hợp đồng song vụ. Bên uỷ quyền có quyền yêu cầu bên được uỷ quyền thực hiện đúng phạm vi uỷ quyền; và có nghĩa vụ cung cấp thông tin, các giấy tờ liên quan đến việc thực hiện công việc của bên uỷ quyền. Bên được uỷ quyền phải thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ được uỷ quyền trong quan hệ với người thứ ba.

- Hợp đồng ủy quyền mang tính chất nhân thân của các chủ thể. Biểu hiện: Hợp đồng ủy quyền sẽ chấm dứt khi một trong hai bên là cá nhân chết hoặc pháp nhân không tồn tại; các bên có thể đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng ủy quyền bất kỳ lúc nào; Bên ủy quyền muốn ủy quyền lại phải có sự đồng ý của bên ủy quyền bằng văn bản.

- Hợp đồng uỷ quyền là hợp đồng có đền bù hoặc không có đền bù. Nếu bên thực hiện việc uỷ quyền nhận thù lao; thì hợp đồng uỷ quyền là hợp đồng có đền bù. Nếu bên thực hiện việc uỷ quyền không nhận thù lao mà thực hiện công việc uỷ quyền mang tính chất giúp đỡ, tương trợ bên uỷ quyền; thì đó là hợp đồng không có đền bù.

3. Ý nghĩa của hợp đồng ủy quyền

Cá nhân hoàn toàn có quyền tự mình xác lập, thực hiện các giao dịch hoặc ủy quyền cho chủ thể khác đại diện cho mình để xác lập, thực hiện những giao dịch này. Chính vì sự phổ biến và quan trọng này, việc ủy quyền được xác lập dựa trên thỏa thuận giữa người ủy quyền và người được ủy quyền thông qua hình thức hợp đồng ủy quyền được pháp luật quy định cụ thể trong Bộ luật Dân sự.

Cụ thể, Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyển có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, còn bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao (nếu có thỏa thuận)  hoặc pháp luật có quy định khác. Theo đó, bạn hoàn toàn có quyền thỏa thuận về công việc được ủy quyền, thù lao, thời hạn ủy quyền cũng như quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Ngoài ra, bạn cũng có thể thỏa thuận về việc chấm dứt ủy quyền và các hậu quả (nếu có) trong trường hợp chấm dứt ủy quyền.

Vể hình thức, pháp luật dân sự hiện hành không quy định cụ thể về hình thức của hợp đồng ủy quyền bằng văn bản, bằng lời nói hay một hình thức nào khác, cũng không quy định cụ thể vẽ việc công chứng hoặc chứng thực đối với hợp đông ủy quyền. Tuy nhiên, theo quy định tại pháp luật về công chứng, việc công chứng hợp đồng ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản sẽ thuộc phạm vi thẩm quyền của công chứng viên tại các phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng.

Trong thực tế, ngoài việc thực hiện các quyền đối với bất động sản, có thể yêu cầu công chứng viên công chứng hợp đồng ủy quyển đối với các công việc khác, ngoại trừ các công việc mà pháp luật quy định không được ủy quyến ví dụ như liên quan đến quyền nhân thân.

4. Các quyền và nghĩa vụ của bên được ủy quyền

Căn cứ Điều 565 và 566 BLDS 2015 quy định về quyền và nghĩa vụ của bên được ủy quyền như sau:

“Điều 565. Nghĩa vụ của bên được ủy quyền

1. Thực hiện công việc theo ủy quyền và báo cho bên ủy quyền về việc thực hiện công việc đó.

2. Báo cho người thứ ba trong quan hệ thực hiện ủy quyền về thời hạn, phạm vi ủy quyền và việc sửa đổi, bổ sung phạm vi ủy quyền.

3. Bảo quản, giữ gìn tài liệu và phương tiện được giao để thực hiện việc ủy quyền.

4. Giữ bí mật thông tin mà mình biết được trong khi thực hiện việc ủy quyền.

5. Giao lại cho bên ủy quyền tài sản đã nhận và những lợi ích thu được trong khi thực hiện việc ủy quyền theo thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật.

6. Bồi thường thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ quy định tại Điều này.

Điều 566. Quyền của bên được ủy quyền

1. Yêu cầu bên ủy quyền cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để thực hiện công việc ủy quyền.

2. Được thanh toán chi phí hợp lý mà mình đã bỏ ra để thực hiện công việc ủy quyền; hưởng thù lao, nếu có thỏa thuận.”

4.1. Nghĩa vụ của bên nhận ủy quyền:

- Người được ủy quyền được phép thực hiện các hành vi pháp lí trong phạm vi được ủy quyền. Khi thực hiện việc ủy quyền mà gây thiệt hại cho bên kia thì người ủy quyền phải chịu trách nhiệm dân sự. Ngược lại, người được ủy quyền thực hiện các hành vi pháp lí vượt quá giới hạn được ủy quyền phải tự mình chịu trách nhiệm về hành vi vượt quá thẩm quyền đó. Điều này có ý nghĩa để xác định trách nhiệm dân sự và xác định địa vị pháp lí khi tham gia tố tụng của mỗi người trong quan hệ ủy quyền và giao dịch đối với người khác.

- Theo hợp đồng ủy quyền, người được ủy quyền phải trực tiếp thực hiện nghĩa vụ của mình mà không được ủy quyền lại cho người khác, trừ trường hợp các bên có thoả thuận khác. Để thực hiện tốt nghĩa vụ của mình, bên được ủy quyền có thể yêu cầu người khác trợ giúp mình thực hiện công việc đó. Trường hợp này người thứ ba không phải gánh chịu nghĩa vụ nào đối với người ủy quyền. Người thứ ba thực hiện các công việc thực tế mà không phải là các hành vi pháp lí.

- Hết hạn của hợp đồng hoặc khi thực hiện xong việc được uỷ quyền, bên được uỷ quyền phải giao lại kết quả công việc và giấy tờ, phương tiện đã nhận từ bên uỷ quyền (khoản 5 Điều 565 Bên được ủy quyền có quyền yêu cầu bên ủy quyền cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết nhằm thực hiện công việc ủy quyền (khoản 1 Điều 566 BLDS 2015).

4.2. Quyền của bên nhận ủy quyền:

- Bên được ủy quyền có quyền yêu cầu bên ủy quyền cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết nhằm thực hiện công việc ủy quyền (khoản 1 Điều 566 BLDS 2015)

- Theo Điều 564 BLDS 2015, người được ủy quyền có thể ủy quyền lại cho người thứ ba thực hiện các hành vi được ủy quyền nếu được bên ủy quyền đồng ý hoặc pháp luật có quy định. Khi người được ủy quyền ủy quyền lại cho người thứ ba thực hiện một số hành vi pháp lí thì người được ủy quyền và người thứ ba đại diện cho người ủy quyền tham gia giao dịch với người khác trong phạm vi được ủy quyền. Việc ủy quyền và ủy quyền lại phải lập thành vãn bản. Nếu có thoả thuận hoặc pháp luật có quy định thì phải công chứng hoặc chứng thực.

- Hình thức của hợp đồng uỷ quyền lại cũng phải phù hợp với hình thức ủy quyền ban đầu. Việc ủy quyền lại không được vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu. Hình thức ủy quyền là căn cứ pháp lí để xác định phạm vi quyền và nghĩa vụ của người được ủy quyền, xác định trách nhiệm dân sự của người ủy quyền hoặc của người được ủy quyền.

- Nếu trong hợp đồng ủy quyền có thoả thuận về việc trả thù lao thì sau khi đã hoàn thành việc ủy quyền, bên được ủy quyền có quyền yêu cầu bên ủy quyền ttả thù lao như thoả thuận và thanh toán những chi phí cần thiết trong khi thực hiện việc ủy quyền...

- Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền.

+ Trường hợp ủy quyền có thù lao thì bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào và phải bồi thường thiệt hại cho bên ủy quyền, nếu có;

+ Trường hợp ủy quyền không có thù lao, bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải báo trước cho bên ủy quyền biết một thời gian hợp lý.

5. Quyền và nghĩa vụ của bên ủy quyền

Căn cứ Điều 567 và 568 BLDS 2015 quy định về quyền và nghĩa vụ của bên ủy quyền như sau:

“Điều 567. Nghĩa vụ của bên ủy quyền

1. Cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để bên được ủy quyền thực hiện công việc.

2. Chịu trách nhiệm về cam kết do bên được ủy quyền thực hiện trong phạm vi ủy quyền.

3. Thanh toán chi phí hợp lý mà bên được ủy quyền đã bỏ ra để thực hiện công việc được ủy quyền; trả thù lao cho bên được ủy quyền, nếu có thỏa thuận về việc trả thù lao.

Điều 568. Quyền của bên ủy quyền

1. Yêu cầu bên được ủy quyền thông báo đầy đủ về việc thực hiện công việc ủy quyền.

2. Yêu cầu bên được ủy quyền giao lại tài sản, lợi ích thu được từ việc thực hiện công việc ủy quyền, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

3. Được bồi thường thiệt hại, nếu bên được ủy quyền vi phạm nghĩa vụ quy định tại Điều 565 của Bộ luật này.”

5.1. Nghĩa vụ của bên ủy quyền

- Bên ủy quyền có thể là cá nhân hoặc pháp nhân, ủy quyền cho người khác, nhân danh mình thực hiện toàn bộ hoặc một số hành vi pháp lí nhất định. Bên ủy quyền phải xác định rõ phạm vi quyền, nghĩa vụ mà người đại diện cho mình sẽ thực hiện.

- Bên ủy quyền có nghĩa vụ cung cấp các thông tin, phướng tiện cần thiết cho bên được ủy quyền thực hiện công việc được ủy quyền và phải chịu trách nhiệm về những hành vi pháp lí do người được ủy quyền thực hiện ữong phạm vi được ủy quyền; có nghĩa vụ nhận kết quả công việc mà người được ủy quyền đã thực hiện; thanh toán các chi phí cần thiết mà người được ủy quyền đã bỏ ra, trả tiền thù lao như đã thoả thuận (Điều 567 Bộ luật dân sự năm 2015).

5.2. Quyền của bên ủy quyền

- Bên ủy quyền có quyền kiểm soát các hành vi thực hiện giao dịch của bên được ủy quyền. Nếu bên được ủy quyền thực hiện nghĩa vụ của mình không đúng hoặc có thể gây thiệt hại, bên ủy quyền có thể đình chỉ việc ủy quyền.

- Sau khi bên được ủy quyền thực hiện xong các quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng ủy quyền, bên ủy quyền có quyền yêu cầu bên được ủy quyền phải chuyển giao tài sản, các giấy tờ, phương tiện cần thiết thực hiện việc ủy quyền, trừ trường hợp phương tiện, giấy tờ không còn do việc thực hiện nhiệm vụ ủy quyền.

- Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền

+ Trường hợp ủy quyền có thù lao, bên ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải trả thù lao cho bên được ủy quyền tương ứng với công việc mà bên được ủy quyền đã thực hiện và bồi thường thiệt hại;

+ Nếu ủy quyền không có thù lao thì bên ủy quyền có thể chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải báo trước cho bên được ủy quyền một thời gian hợp lý;

+ Bên ủy quyền phải báo bằng văn bản cho người thứ ba biết về việc bên ủy quyền chấm dứt thực hiện hợp đồng; nếu không báo thì hợp đồng với người thứ ba vẫn có hiệu lực, trừ trường hợp người thứ ba biết hoặc phải biết về việc hợp đồng ủy quyền đã bị chấm dứt.

6. Thủ tục xác lập hợp đồng ủy quyền hợp pháp

6.1. Công chứng Hợp đồng ủy quyền

Trình tự, thủ tục lập và công chứng Hợp đồng ủy quyền:

Bước 1: Chuẩn bị nội dung thỏa thuận trong Hợp đổng ủy quyền. Trước khi lập Hợp đồng thỏa thuận, các bên tham gia hợp đổng nên thỏa thuận kỹ với nhau về nội dung của Hợp đồng ủy quyền, trong đó cẩn thiết phải có các nội dung bao gồm thông tin xác định tư cách của các bên tham gia việc ủy quyền (bao gồm họ và tên, ngày tháng năm sinh, số CMND, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ), công việc được ủy quyền, thù lao (nếu có), thời hạn ủy quyền, quyền và nghĩa vụ của các bên và các nội dung khác có liên quan. Cần lưu ý, những vấn để khác có liên quan nếu không được thỏa thuận trong Hợp đổng ủy quyển thi sẽ được giải quyết theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ công chứng Hợp đổng ủy quyền.

Để công chứng Hợp đồng ủy quyền, bạn cần phải chuẩn bị hồ sơ như sau:

- Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu).

Có thể dễ dàng tìm thấy mẫu Phiếu yêu cầu này trên hệ thống thông tin điện tử hoặc nhận trực tiếp tại các phòng công chứng/văn phòng công chứng gần nơi cư trú hoặc nơi khác thuận tiện nhất.

- Dự thảo Hợp đồng ủy quyền.

Có thể chuẩn bị trước dự thảo Hợp đồng ủy quyền và hoàn toàn có thể yêu cầu phòng công chứng/văn phòng công chứng để công chứng Hợp đổng ủy quyền với nội dung thỏa thuận theo yêu cầu, miễn là đầy đủ các nội dung cần thiết.

- Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng.

Bản sao giấy tờ tùy thân được yêu cầu ở đây có thể là bản sao giấy CMND/thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu. Bản sao này không cần chứng thực, tuy nhiên, khi nộp hồ sơ, phải mang theo bản chính để đối chiếu.

- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp nội dung công việc ủy quyền có liên quan đến các tài sản này.

Tương tự, bản sao này cũng không cần chứng thực, tuy nhiên, khi nộp hồ sơ, phải mang theo bản chính để đối chiếu.

- Bản sao các giấy tờ khác có liên quan đến công việc được ủy quyền.

Các bản sao này củng không cần chứng thực, tuy nhiên, khi nộp hổ sơ, phải mang theo bản chính để đối chiếu.

Bước 3: Nộp hồ sơ yêu cầu công chứng Hợp đồng ủy quyển.

Quy định pháp luật hiện tại không quy định vể nơi thực hiện việc công chứng hợp đổng ủy quyển, do đó, việc công chứng có thể được thực hiện tại bất kỳ nơi nào. Để thuận tiện cho việc công chứng có thể được thực hiện tại nơi cư trú.

Ngoài ra, cũng có thể lựa chọn việc công chứng tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng tùy theo yêu cầu.

Bước 4: Ký kết Hợp đồng ủy quyền.

Công chứng viên đọc lại nội dung của Hợp đổng ủy quyền, hai bên cùng tham gia hợp đồng phải ký tên trực tiếp trên Hợp đồng ủy quyền dưới sự chứng kiến của những người này. Trong trường hợp không thể ký và ghi rõ họ tên, có thể yêu cầu được điểm chỉ trong văn bản thỏa thuận.

Ngoài ra, trong trường hợp một trong hai bên không đọc được, không nghe được, không ký, điểm chỉ được thì sẽ phải có hai người làm chứng cho việc thỏa thuận này. Người làm chứng phải có đầy đủ năng lực hành vi dần sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến việc thỏa thuận. Người làm chứng cũng cần phải ký tên và ghi rõ họ tên trong văn bản thỏa thuận.

Lưu ý: Để tránh mất thời gian, trong trường hợp cần người làm chứng, chủ động mời người sẽ làm chứng cho văn bản thỏa thuận giữa hai bên. Người làm chứng cẩn mang theo giấy tờ tùy thân (Giấy CMND/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu) bản sao và bản chính để xuất trình đối chiếu khi được yêu cẩu.

Bên cạnh đó, một trong hai bên không thông thạo tiếng Việt thì cần thiết phải chuẩn bị cho bản thân một người phiên dịch phải có đầy đủ năng lực hành vi dần sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến việc thỏa thuận. Người phiên dịch này cũng cần phải ký tên và ghi rõ họ tên trong văn bản thỏa thuận.

Trong trường hợp một trong hai bên không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng) thì có thể yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; người cùng tham gia hợp đồng sẽ yêu cẩu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đổng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.

6.2. Sửa đổi hoặc bổ sung hoặc chấm dứt Hợp đồng ủy quyển

Vì Hợp đồng ủy quyền là một giao dịch về dân sự do các bên hoàn toàn tự do và tự nguyện thực hiện, chính vì vậy, các bên cũng hoàn toàn có quyền thỏa thuận với nhau để sửa đổi hoặc bổ sung hoặc chấm dứt Hợp đồng ủy quyền này.

Thủ tục công chứng việc sửa đổi hoặc bổ sung hoặc chấm dứt Hợp đồng ủy quyền được thực hiện tương tự như thủ tục công chứng Hợp đồng ủy quyền nêu trên.